Mängel im Fahrtenbuch führen zu höheren Steuern – Moniert das Finanzamt ein Fahrtenbuch, wird der Privatanteil pauschal geschätzt. Aktuelle Urteile zwingen zu sorgfältigen Aufzeichnungen.

Der Pkw-Privatanteil lässt sich einfach und pauschal mit monatlich 1 % vom Listenpreis des Fahrzeugs ermitteln. Hinzu kommen noch die Beträge für die tägliche Pendelstrecke zwischen Wohnung und Betrieb. Dieser pauschale Ansatz ist jedoch in vielen Fällen steuerlich ungünstig, wenn der Wagen etwa nur selten für private Trips verwendet wird, der gebrauchte Pkw von der Firma bereits komplett abgeschrieben ist oder der ehemalige Kaufpreis inklusive der Extras besonders hoch war. „Dann sollten Arbeitnehmer und Selbstständige die Alternative „Fahrtenbuch“ nutzen“, rät Steuerberater René Kalks von Ebner Stolz Mönning Bachem.

Doch hierfür müssen sie über das ganze Jahr hinweg ein Fahrtenbuch führen, alle Kosten und Touren auflisten, sämtliche Belege sammeln sowie die beruflichen Fahrziele exakt angeben. Und wird dieser Nachweis anschließend vom Finanzamt nicht anerkannt, war die ganze Arbeit umsonst und der pauschale Ansatz kommt ohnehin wieder zur Anwendung. Diese strenge Sichtweise hatte der Bundesfinanzhof bestätigt (Az. VI R 87/04) bestätigt. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss demnach grundsätzlich zu den beruflichen Reisen Angaben zum Datum, zum Reiseziel, zum aufgesuchten Kunden, dem Geschäftspartner oder dem Grund der Dienstfahrt und zudem den bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs enthalten.

„Bemängelt wird von der Finanzverwaltung zumeist, dass die Aufzeichnungen über die Fahrten nicht zeitnah erfolgen, die Angaben unschlüssig sind oder eine Änderung der Daten im Nachhinein nicht ausgeschlossen werden kann“, berichtet der Experte. Damit war nicht nur der gesamte Erfassungsaufwand umsonst, sondern es kommt rückwirkend zu einer höheren steuerlichen Belastung und damit zu Nachzahlungen für die Vergangenheit.

Zum ordnungsgemäßen Fahrtenbuch gehört daher neben vollständigen und fortlaufenden Aufzeichnungen insbesondere auch die zeitnahe Erfassung, die zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr ohne größeren Aufwand abänderbar sein darf (Az VI R 27/05). Aus diesem Grund wird einem Fahrtenbuch die steuerliche Anerkennung versagt, das erst im Nachhinein anhand von losen Notizzetteln erstellt worden ist. Auch Aufzeichnungen mit Hilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms wie etwa Excel genügen den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht, weil an dem bereits eingegebenen Datenbestand auf Grund der Funktionsweise der Software nachträgliche Veränderungen vorgenommen werden können (Az. VI R 64/04). Das ist zwar grundsätzlich kein Ausschlussgrund. „Doch die Korrekturen im Nachhinein müssen dokumentiert werden, was bei handelsüblichen PC-Fahrtenbüchern beachtet wird“, weiß Kalks.

Auffällig sind auch Unstimmigkeiten, die Finanzbeamte gerne aufgreifen. Wohnt der besuchte Geschäftspartner beispielsweise in Köln und gibt es eine Benzinquittung vom gleichen Tag aus Berlin, so spricht dies gegen die Ordnungsmäßigkeit. Kommt das mehr als einmal vor, so darf der Fiskus durchaus den Privatanteil nach oben schätzen, urteilte jüngst das Finanzgericht München (Az. 15 K 2945/07).

„Diese strenge Sichtweise müssen sowohl Arbeitnehmer als auch Selbstständige beachten“, erklärt Berater Kalks. So führen formale Fehler bei der Fahrtenbuchführung auch dann zur Pauschalermittlung des Privatanteils, wenn sich die beruflichen Anteile sowie die Pkw-Kosten aus den Angaben entnehmen lassen. Schlampige und lückenhafte Führung sollten daher Tabu sein, wenn Steuerminderungspotential über ein Fahrtenbuch angestrebt wird. Das erspart nicht nur Ärger mit dem Finanzamt, sondern mindert bei exakt aufgelisteten Dienstfahrten auch den steuerpflichtigen Privatanteil.

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Pressemitteilung von Ebner, Stolz, Mönning, Bachem vom 18.10.2009.